Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jako rozwiązanie pomocne w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma przeznaczona do wystawiania i otrzymywania ustrukturyzowanych faktur drogą elektroniczną. Od 1 stycznia 2022 r. wszystkie podmioty w Polsce mogą korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności. Minister Finansów zapowiada, że od 1 stycznia 2024 r. rozwiązanie KSeF będzie obowiązkowe.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to nowy typ faktury elektronicznej funkcjonujący obok obecnie stosowanych faktur. Faktura ustrukturyzowana będzie miała format wybrany przez Ministerstwo Finansów. Po wystawieniu przez podatnika faktury jest ona przesyłana za pomocą interfejsu programowania aplikacji (API) do Krajowego Systemu e-Faktur. Po wysłaniu i weryfikacji faktury zostanie nadany jej specjalny numer, który będzie identyfikował fakturę w systemie. Korzyści z korzystania z KSeF jest wiele. System daje pewność, że faktura została odebrana przez drugą stronę, dlatego nie będą potrzebne jej kopie. Faktur nie można zgubić ani zniszczyć. Są one również przechowywane przez 10 lat. Aby zachęcić podatników do stosowania faktur ustrukturyzowanych, wprowadzono krótszy termin zwrotu VAT (40 dni zamiast 60).

Zastosowanie Pieczęci Elektronicznej w systemie KSeF

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna Certum pozwala na podpisywanie wielu dokumentów biznesowych, w tym faktur. Pieczęć jest zgodna z przepisami eIDAS, które standaryzują zasady transakcji elektronicznych na rynku Unii Europejskiej. Pieczęć elektroniczna gwarantuje, że treść e-faktury nie została zmieniona. Jest ona również automatycznie rozpoznawana w oprogramowaniu Adobe.

System KSeF dopuszcza pieczęć Certum jako jedną z metod jednorazowego uwierzytelnienia. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem pieczęci firmowej. W przeciwieństwie do e-podpisu pieczęć nie zawiera danych osobowych, dlatego może być używana przez kilku upoważnionych pracowników w firmie. Dzięki pieczęci elektronicznej można założyć konto w aplikacji Aplikacja Podatnika, wystawiać i odbierać faktury oraz upoważnić inne osoby do odbierania i wystawiania faktur w imieniu firmy w KSeF.

Pieczęć elektroniczna Certum dostępna jest w dwóch wariantach: w aplikacji mobilnej SimplySign oraz zapisana na karcie włożonej do czytnika. Aplikacja mobilna zapewnia pełną mobilność, natomiast karta z czytnikiem lepiej sprawdza się w przypadku dokumentacji wewnętrznej w biurze.