Efektywne zarządzanie z elektronicznym podpisem SimplySign

W dzisiejszej erze cyfrowej powstaje wiele rozwiązań dla dziedzin związanych z biznesem. Certyfikowany kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia bezpieczeństwo i skuteczność w prowadzeniu dokumentacji i zawieraniu umów. Przyspiesza również procesy rekrutacji zdalnej.

Umowy B2B i B2C

Standardy dotyczące identyfikacji elektronicznej zawarte są w rozporządzeniu eIDAS. W znaczeniu prawnym podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Zgodnie z art. 78 Kodeksu Cywilnego, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie ma różnicy między oświadczeniem złożonym w formie elektronicznej a oświadczeniem w formie papierowej.

W Polsce istnieje wiele rodzajów umów. Klauzule dołączane do umów mogą mówić o tym, jak należy podpisywać umowy. Odnosząc się do umów z klientami i partnerami, elektroniczny podpis kwalifikowany może być stosowany do:

• umów sprzedaży,

• umów na zlecenie,

• umów najmu,

• umów agencyjnych,

• umów o pracę,

• umów cywilnoprawnych,

• kontraktów menedżerskich,

• pełnomocnictwa,

• umów o zachowaniu poufności,

• faktur

• dokumentacji przetargowej

Dokumentacja wewnętrzna firmy

Funkcje podpisu elektronicznego pomagają w organizacji pracy. Dzięki przechowywaniu dokumentów w jednym miejscu pracownicy oszczędzają czas na ich szukanie. Do dokumentów, które można podpisać pracując zdalnie, należą:

• regulamin pracy, wynagradzania i premiowania,

• regulamin organizacyjny,

• schematy organizacyjne,

• karty zadań jednostek i komórek organizacyjnych,

• zakresy obowiązków służbowych,

• instrukcje organizacyjne,

• upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

• zarządzenia,

• polecenia,

• pisma ogólne,

• wnioski urlopowe,

• delegacje,

• protokoły doręczeń i odbioru,

• pełnomocnictwo,

• świadectwa pracy,

• formularze PIT-11,

• decyzje finansowe

Dokumenty HR

Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany do podpisywania umów o pracę, umów zlecenia czy umów o świadczenie usług. Cyfryzacja procesu rekrutacji jest szybka i wygodna dla pracownika, który pracuje poza biurem. Przy zmianie warunków umowy należy przestrzegać zaleceń zawartych w formularzu umowy. Aby potwierdzić, że osoba podpisująca dokument działa w imieniu konkretnego podmiotu, powinna posiadać zaświadczenie z dodatkowymi danymi (np. pełnomocnictwo, odpis z KRS).

Podpis elektroniczny może być złożony za pośrednictwem smartfona, laptopa, komputera lub innego urządzenia, które jest podłączone do internetu. Podpis wydawany jest w formie mobilnej lub karty fizycznej z czytnikiem. Może być używany jako osobne narzędzie, ale jest też częścią platformy do podpisywania dokumentów. Podpis SimplySign współpracuje z systemem obiegu dokumentów i transakcji oraz z systemem bankowości elektronicznej. Poprzez API SimplySign możliwa jest również integracja z platformami podpisu i uruchomienie funkcji dołączania kwalifikowanego podpisu elektronicznego do dokumentu.